Оптимизация рабочего процесса в праздничные дни

01.06.2021 14:11

Наличие выходных для сотрудников после рабочей недели или смен закреплено законодательно. Но для ряда организаций приостановка дел (бизнеса) — довольно болезненный момент, особенно если выходные «наращиваются» дополнительными, праздничными днями. Ярким примером подобного явления можно считать период новогодних каникул или майских праздников.

В данной статье мы рассмотрим возможности управления рабочими процессами в период выходных, то, какие трудовые ресурсы организации в данное время должны быть «в строю», и адаптацию данных обстоятельств под возможное отсутствие руководящего состава предприятия.

Немного о законодательных нормах

Положения Трудового кодекса Российской Федерации трактуются однозначно — для работников организаций определённых сфер деятельности праздничные и выходные дни являются нерабочими (согласно ст. № 113).

Но в этой статье оговорены также и исключения, благодаря которым становится возможным вызов сотрудника для исполнения им рабочих обязанностей в праздничный или выходной день. К подобным исключениям относится возникновение форс-мажорных ситуаций: катастрофы различной природы, угроза безопасности для имущества организации и другие ЧП. К иным ситуациям, требующим присутствия сотрудников на рабочем месте в выходной или праздник, относятся особенности некоторых профессий, в основном творческих, — например, организация мероприятий культурно-массового характера, обслуживание художественных выставок, концертных выступлений и т. д.

Наибольший объём исключений приходится на выполнение работ, приостановление которых невозможно в силу специфики деятельности определённых организаций. К таким организациям относятся службы пожаротушения и охраны, стационары лечебных учреждений, определённый сегмент сферы продаж и услуг и др. К данной категории можно отнести и ежедневные либо круглосуточные услуги, оказываемые специалистами техподдержки, системными администраторами и просто сотрудниками различных организаций, обслуживающими клиентов либо ресурс.

Трудовые обязанности, выполняемые в выходной или праздничный день, оплачиваются по двойному тарифу, а согласие работника на выход на работу в данной ситуации оформляется письменно.

Как эффективно наладить рабочие процессы торгового предприятия в выходные или праздничные дни

Самое главное — определиться с количеством штатных единиц, необходимых для выполнения главных действий, обеспечивающих непрерывность предоставления услуг либо продукта. К примеру, если вы являетесь владельцем интернет-магазина, занимаетесь оптовыми либо розничными продажами и т. п., необходимо строгое распределение:

• Необходимых единиц персонала, отвечающих за выполнение главных функций, влияющих на динамичность бизнес-процессов (актуально для предприятий, функционирующих непрерывно). К подобному персоналу можно отнести менеджеров младшего звена, специалистов техподдержки, рабочих склада, продавцов-кассиров и др.
• Лиц, вызываемых на работу в случаях, когда у сотрудников названных выше категорий возникают проблемы либо непредвиденные обстоятельства, требующие решения, которое не входит в их компетенцию. Данная категория включает в себя специалистов по снабжению и охране труда, системных администраторов и др.

Бухгалтерия предприятия и офисные сотрудники к работе в выходные и праздничные дни не привлекаются.

Приказ, официально утверждающий предлагаемый режим работы, оформляется руководителем предприятия (директором) с обязательным информированием подчинённых.

Потенциальные клиенты компании и постоянные покупатели либо потребители услуг также должны быть осведомлены о возможностях работы организации в выходные дни. Для оповещения клиентов используются все доступные способы: классические объявления, интернет-рассылки, посты в соцсетях и прочее — в зависимости от того, каков формат деятельности того или иного предприятия и где наиболее полно представлена его целевая аудитория.

Текст оповещения должен включать в себя:

• Информацию о вносимых в график работы организации изменениях.
• Данные о доступности тех или иных возможностей и функций (поскольку в выходной день некоторые отделы предприятия не работают).
• Период действия внесённых изменений.

Как правило, ряд торговых организаций в праздничные дни часто осуществляет проведение маркетинговых кампаний с предоставлением клиентам различных скидок и акций. Но сами маркетологи пользуются своим правом на законный выходной и в проведении данных действий участия не принимают.

По этой причине до наступления выходных необходимо тщательно проконтролировать актуальность текущих и планируемых цен, соотнести маржинальность, проверить комплектность рекламных ресурсов на местах и иные моменты. Если во время проведения акции возникнут проблемы, их решить будет сложно, ведь менеджер имеет полное право в свой выходной не являться на работу.

Организация деятельности топ-менеджера в праздничные дни

Категории клиентов, с которыми работает компания, в период праздничных дней играют решающую роль. Розничные продажи подразумевают большой наплыв посетителей в дни акций или скидок. Поэтому, чем больше управленцев будет в это сложное время на рабочем месте, тем лучше.

Обратная ситуация, если основными клиентами предприятия являются юрлица либо оптовики. На период праздничных дней решением всех типовых вопросов (без участия руководства) здесь может заниматься один дежурный сотрудник. Наплыва клиентов не будет — вряд ли юридические лица будут обращаться за предоставлением услуг либо по вопросам приобретения товара в официально нерабочие дни.

Впрочем, оптимизация расходов на персонал торговых предприятий часто является причиной того, что все необходимые функции выполняет один менеджер, неважно, в будний день или в праздник. Это финансово выгодно и обоснованно: если человек справляется с имеющимся объёмом работы, необходимость в вызове дополнительных сотрудников отпадает. А поскольку выполнение дополнительно вызванным топ-менеджером в праздничные и выходные дни рабочих обязанностей должно оплачиваться в двойном размере, экономия получается существенная.

Как обеспечить эффективное управление при дефиците топ-менеджеров?

Основное в деятельности любой компании — эффективное планирование задач и грамотный контроль над рабочими процессами. Обеспечить выполнение вышеназванных процессов поможет использование командами либо определёнными подразделениями организации специализированного софта — например, Projecto.

Польза использования данного ресурса в праздничные и выходные дни очевидна:

• Рядовые сотрудники смогут в режиме реального времени получать чёткие, конкретные задания, следить за временем их выполнения, анализировать документацию, отправлять задания на проверку и др.
• Руководящий персонал будет в курсе происходящего, даже во время выходных и праздников. Соответствующее мобильное приложение обеспечит им оперативный доступ к нужной информации в любое время, а при возникающих проблемах им поступит специальное уведомление. Это позволит им своевременно дать указания по устранению проблемы, если её возможно решить без их личного присутствия.
• Владельцы предприятия с помощью Projecto могут ознакомиться с текущим положением дел в любое время суток, ведь софт, в отличие от человеческих ресурсов, не нуждается в выходных.

И да, кроме вышеназванных преимуществ, Projecto — не просто специализированный ресурс, а полноценное общее информационное пространство, адаптированное под любой формат работы: офисную, удалённую, отдельных подразделений с расположением в различных регионах страны и др.

Для более полного понимания ознакомьтесь с демоверсией Projecto здесь.

Резюмируя вышенаписанное, можно определить основные тезисы. Оптимизация рабочего процесса в праздничные либо выходные дни включает в себя определение списков работающих и отдыхающих, создание необходимых условий для выполнения рабочих обязанностей и оценку финансового бюджета выполняемых мероприятий (не забываем о двойной оплате труда в праздничные и выходные дни).